Idealna konferencja w siedmiu krokach

Idealna konferencja w siedmiu krokach

Dodano: 15.02.2018, przez: T.S.

 

Zorganizowanie perfekcyjnej konferencji jest trudnym wyzwaniem, wymagającym dobrej koordynacji pracy i harmonijnej współpracy doświadczonego zespołu. Czas niezbędny do przygotowania spotkania waha się od kilku dni do nawet paru miesięcy, w zależności od prestiżu oraz prognozowanej liczby uczestników wydarzenia.

 

 

Ogromny wysiłek włożony w organizację konferencji nie stanowi niestety gwarancji zakończenia jej sukcesem. Podczas spotkań zdarzają się wpadki oraz nieprzewidziane sytuacje, mające znaczący wpływ na przebieg wydarzenia. Jak uchronić się przed skutkami niezaplanowanych zdarzeń i przygotować idealną konferencję? Kluczem do rozwiązania problemu jest z pewnością trzymanie się kilku złotych zasad.

 

 

 

1. Opracowanie koncepcji wydarzenia, wyznaczenie jej profilu oraz liczby uczestników

 

 

 

Jednym z podstawowych filarów przygotowania idealnej konferencji jest określenie jej koncepcji. Organizator wydarzenia powinien jasno wskazać cel przeprowadzenia spotkania, jego adresatów, miejsce, termin, charakter oraz swój plan wydarzenia. Określenie podstawowych danych pozwoli na podjęcie dalszych kroków związanych z wyborem obiektu konferencyjnego, grupy prelegentów, czy też formy wysyłki zaproszeń do udziału w spotkaniu.

 

 

 

2. Określenie scenariusza / harmonogramu spotkania oraz przygotowanie kosztorysu prac

 

 

 

Organizacja idealnej konferencji wiążę się z koniecznością opracowania scenariusza, bądź przynajmniej wyznaczenia ogólnego zarysu czasowego. W przypadku prestiżowych spotkań korzystne jest określenie jak największej liczby szczegółów. Działanie te ma na celu pomoc w koordynacji zadań podwykonawców oraz eliminację trudności. Harmonogram prac powinien uwzględniać dokładne terminy sporządzenia projektu, wysyłki zaproszeń oraz przygotowania materiałów konferencyjnych.

 

 

 

Opracowanie kosztorysu jest bardzo ważnym krokiem, szczególnie w przypadku ograniczonego budżetu. Przygotowanie dokładnej listy wydatków pozwala na rezygnację z mniej ważnych elementów wydarzenia i przeznaczenie danej kwoty na te najbardziej istotne. Dobry posunięciem jest wyznaczenie dodatkowych środków na realizację nieprzewidzianych wydatków.

 

 

 

3. Wybór obiektu na konferencję

 

 

 

Sukces wydarzenia jest w dużej mierze uzależniony od lokalizacji. Wybrać miejsce na konferencję pomoże portal http://www.warszawa.salekonferencyjne.pl/. Wybierając miejsce spotkania warto zwrócić uwagę na jego walory estetyczne, standard oraz jakość obsługi. Niezwykle istotne z punktu widzenia uczestników wydarzenia będzie również połączenie komunikacyjne z danym obiektem konferencyjnym oraz wielkość jego parkingu.

 

 

 

Najważniejszym elementem miejsca spotkania będą z pewnością oferowane sale konferencyjne. Idealne pomieszczenie powinno charakteryzować się dużymi możliwościami aranżacyjnymi i nowoczesnym wyposażeniem multimedialnym. Obiekty na konferencje w Warszawie w cenie wynajmu sali, proponują zazwyczaj szeroki zakres usług dodatkowych w postaci przerw kawowych, obsługi technicznej i innych atrakcji dla uczestników.

 

 

 

 4. Współpraca z podwykonawcami

 

 

 

Przygotowanie konferencji wymaga prowadzenia skoordynowanych działań. W celu ułatwienia procesu organizacji spotkania warto skorzystać z pomocy wybranego ośrodka konferencyjnego, bądź doświadczonych specjalistów. Usługi dodatkowe proponowane przez dany obiekt mogą obejmować m.in. catering, udostępnienie sprzętu do tłumaczeń symultanicznych bądź też przeszkolenie hostess. Pomoc osób specjalizujących się w organizacji spotkań biznesowych z pewnością zapewni spokojny przebieg wydarzenia, zastosowanie najlepszych rozwiązań i uzupełnienie planu kreatywnymi pomysłami. Stawianie na wiedzę i doświadczenie ekspertów jest często kluczem do sukcesu.

 

 

 

5. Dopracowanie szczegółów

 

 

 

Dokładne przygotowanie wydarzenia i troska o detale są szczególnie ważne w przypadku dużych, prestiżowych konferencji. W natłoku zadań nie trudno o pominięcie drobnego szczegółu, który następnie może zaważyć nad przebiegiem całego spotkania. Dokładnego opracowania wymaga zakres współpracy z poddostawcami, wszelkie umowy, zaproszenia oraz scenariusz spotkania. Rzetelne dopracowanie detali pozwala uniknąć nieprzewidzianych zdarzeń, a nawet kosztów. Korzystnym rozwiązaniem jest również przeprowadzenie generalnej próby z udziałem wszystkich zaangażowanych osób tuż przed samym wydarzeniem.

 

 

 

6. Opanowanie i spokój podczas wydarzenia

 

 

 

Zachowanie spokoju podczas konferencji ma znaczący wpływ na jej przebieg. W przypadku zauważenia niedociągnięć należy podjąć szybką reakcję i zwrócić uwagę osobom odpowiedzialnym za uchybienia. Bieżące kontrolowanie przebiegu spotkania może uchronić przez wystąpieniem większych problemów, a opanowanie swoich nerwów sprzyja zachowaniu logicznego myślenia i zdrowego rozsądku.

 

 

 

7. Informacja zwrotna

 

 

 

Podstawą doskonalenia umiejętności organizacji konferencji jest zapoznanie się z ocenami uczestników spotkań. Informacja zwrotna powinna dotyczyć warunków, formy merytorycznej, kolejnych etapów oraz ogólnej oceny wydarzenia. W celu uzyskania tego typu danych możliwe jest przeprowadzenie ankiety bezpośrednio po konferencji lub wyrywkowych rozmów telefonicznych.

 

 

 

 

 

 

 

Komentarze